toru-murasawaの日記

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「メールdelay常習犯」の傾向と対策

自営して色々な利害関係者とコミュニケーションするようになると、特に一定規模以上の企業はメール連絡が遅い傾向がみられる。

ひどい担当者はそもそもメールに気づいていない、あるいはこちらから連絡するまで平気で1週間〜2週間返信を放置する人もいる。

ベンチャー企業の時間は有限であり、1営業日あたりの重みを考えながらやるべき事をスケジュールしないと成功はおぼつかない。

上記のような「メールdelay常習犯」に対しての対策を考える。

  • 回答期限を設ける。

「本件、〜までに意志表示をいただけますか」という感じでデッドリミットを設ける。相手は喫緊の課題でなくても回答期限があるのですっぽかしできないという認識をするだろう。稀に、平気で回答期限を忘れている人もいるのでリマインドも効果的だ。

  • 回答項目を箇条書きでリストする

1.〜についての意志 2.〜のスケジュールの設定 といった感じで相手が決定権を持っている事項について箇条書きしメール返信しやすい形にする。

あまりyes,noで答えろ的な文調は失礼になるのであくまで「決定いただけますと幸甚です」といった文調で相手の時間を割いていただいている事に敬意を表したい。

  • メール後に電話する

相手がすっぽかし常習であれば、メール後に電話して念押しするのも原始的だが効果的だ。

その場で回答をもらえるような用件であればメールは言った言わないを回避する意味であえて使い、関係者へのCCのために使うのもありだろう。

 

上記は自分自身が相手のメールにすぐ返す習慣がついているのが前提となる。重要な用件は30分以内に、緊急でない用件でも1営業日以内に返す習慣をつけたい。

私は再度の催促でも連絡が遅れる相手はこちらを必要としない取引先だと思っており、経験上も仕事の品質が低い相手が多いと思っている。3営業日以内にメール返信しない相手とは取引しないくらいの社内ルールがあっても決しておかしいとは思わない。

スタートアップは時には付き合う相手を選ぶ勇気が必要だ。